- Introducción
- Normas de buen gobierno
- 1. La Junta Directiva y la Comisión Delegada
- 2. Órganos de control
Anexo nº 1 – CODIGO DE ÉTICA DEPORTIVA
- Introducción
- Objetivos del Código
- Definición de “Juego Limpio”
- Responsabilidad por el “Juego Limpio”
- Marco y contexto del “Juego Limpio”
- Conclusión
Anexo nº 2 – REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE AUDITORIA Y CONTROL (COMITÉ ECONOMICO) DE LA FEDERACION ESPAÑOLA DE PETANCA
- Capitulo I – Disposiciones Generales
- Capitulo II – Compasición de la Comisión
- Capitulo III – Funcinamiento de la Comisión
- Capitulo IV – Funciones de la Comisión
INTRODUCCIÓN
Los días 14 y 15 de octubre de 2004 se celebró en Budapest la 10ª conferencia de los ministros europeos responsables de deportes. En la misma, y a instancia del Consejo de Europa, se adoptaron los principios de buen gobierno que deberían de regir en el deporte.
El Consejo Superior de Deportes, en el ejercicio de las funciones que le otorga la Ley 10/1990, de 15 de octubre del Deporte y en aras de una mayor responsabilidad y eficacia en la gestión federativa, estimó conveniente la elaboración e implantación de normas dirigidas a regular de forma sistemática y ordenada el “gobierno corporativo” de las Federaciones Deportivas Españolas, como un instrumento eficaz y necesario que contribuye a una mayor transparencia en la gestión de las mismas.
Convergiendo ambos propósitos, con el deseo de LA FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE PETANCA de establecer un cuerpo normativo que pueda ayudar a alcanzar una mayor integración de la organización federativa en la sociedad y aumentar la transparencia sobre su actuación, y en particular sobre la gestión del dinero público que recibe, se ha procedido a elaborar el presente “Código de Buen Gobierno” inspirado en las recomendaciones formuladas por el Consejo Superior de Deportes.
Se sintetizan en el presente documento, una serie de prácticas de buen gobierno en la FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE PETANCA que afectarán a la gestión y control de todas las transacciones económicas (gastos, ingresos, inversiones, etc) que se efectúen en su seno, independientemente de que éstas estén financiadas o no con subvención pública, así como al comportamiento ético de los miembros de sus órganos de gobierno, directivos, empleados y colaboradores en general.
Con el objeto de establecer un procedimiento de Gestión, que ofrezca garantías de transparencia y profesionalidad, tanto a los federativos como a cualquier órgano de Supervisión a los que la Federación Española de Petanca se encuentra sometida, así como para el mejor desenvolvimiento y ejecución de sus fines, objetivos y funciones, se establecen las siguientes normas, para que, aprobadas por la Junta Directiva, sirvan de pauta en el proceso diario de gestión de esta Federación.
Cualquier modificación, desarrollo o adaptación de las presentes normas requerirán su aprobación por el Comité correspondiente, y su posterior ratificación por la Junta Directiva.
NORMAS DE BUEN GOBIERNO
1.- La Junta Directiva y la Comisión Delegada
Todos los miembros de la Junta Directiva y de la Comisión Delegada tienen el compromiso de actuar con lealtad respecto a la Federación Española de Petanca de la que forman parte, obligándose a:
a) Mantener en secreto cuantos datos o informaciones reciban en el desempeño de su cargo, no pudiendo utilizarlos en beneficio propio, ni facilitarlos a terceros.
b) Abstenerse de intervenir en deliberaciones y votaciones de cualquier cuestión en la que pudieran tener un interés particular.
c) No hacer uso indebido del patrimonio federativo ni valerse de su posición para obtener ventajas patrimoniales.
d) No aprovecharse de las oportunidades de negocio que conozcan en su condición de miembro de la Junta Directiva y/o Comisión Delegada.
e) La participación activa en las reuniones de la Junta Directiva y/o Comisión Delegada, así como en las tareas que les sean asignadas.
f) La oposición a los acuerdos contrarios a la Ley, los estatutos o al interés federativo.
g) En aras de la correcta participación de los diversos estamentos que forman las Federaciones, la Junta Directiva y la Comisión Delegada remitirán a los miembros de la Asamblea General, al menos una semana antes de su celebración, copia completa del dictamen de Auditoría, Memoria, Cuentas Anuales y Carta de Recomendaciones. Alternativamente, en lugar de proceder al envío físico de toda la documentación descrita, podrá ser publicada a través de la página web de la FEP respetando en todo caso el plazo mínimo de una semana antes de la fecha de celebración de la reunión del pleno de la Asamblea General.
Asimismo, en la sede de la FEP, se pondrá a disposición de los miembros de la misma en el plazo de una semana antes, los apuntes contables correspondientes que soportan dichas transacciones y, en cualquier caso, siempre que sea requerido por el conducto reglamentario. La consulta de apuntes contables por parte de miembros de la Asamblea General se realizará siempre en la sede de la FEP, previa petición por escrito dirigida al Presidente, en la que se indicarán los motivos de la solicitud y los apuntes a los que se refiere la consulta.
Con independencia del compromiso concreto anterior, todos los miembros actuales de la Junta Directiva y de la Comisión Delegada acatarán en su integridad los criterios expresados en el documento de “Buen Gobierno” de la FEP
Si en el futuro se constituyen nuevos órganos de gobierno, bien sea por imperativo legal o estatutario, o se efectúan cambios en la composición de los dos citados, todos los miembros deberán aprobar expresamente el contenido y acatamiento formal de las presentes normas.
2.- Órganos de control
a) EL SECRETARIO GENERAL
El Secretario General de la FEP, atenderá a la legalidad formal y material de las actuaciones de la Junta Directiva y de la Comisión Delegada, y comprobará la regularidad estatutaria y el cumplimiento de las disposiciones emanadas de los Órganos reguladores, velando por la observancia de los principios o criterios del buen gobierno federativo.
b) EL COMITÉ DE AUDITORÍA Y CONTROL (Ó COMITÉ ECONÓMICO).
El cometido básico del Comité de Auditoría y Control consistirá en evaluar el sistema de organización contable y la aplicación del presente documento de buen gobierno, garantizando la independencia del auditor externo de la Federación. En el seno de la FEP, el Comité de Auditoria y Control estará formado por:
– El Presidente y el Contable de la FEP.
– Una persona designada por la Comisión Delegada.
– En el caso de que exista algún servicio externo de apoyo a la gestión contable realizada por el personal de la FEP, la Comisión Delegada podrá también integrar en el Comité a una persona de las que realicen el citado servicio externo.
La Comisión Delegada nombrará a una persona de las designadas por dicho órgano para que realice los informes oportunos sobre el grado de cumplimiento de los sistemas de control descritos en el presente documento.
Entre los cometidos del Comité de Auditoría y Control, se encontrará en todo caso la evaluación de los informes de los auditores externos de la Federación y de la carta de recomendaciones, proponiendo en su caso las actuaciones que sean precisas adoptar. Y garantizará la independencia de los auditores externos de la FEP.
La independencia de los auditores externos de FEP en todo caso está también garantizada toda vez que anualmente se designa a los auditores externos de la FEP que realizan un exhaustivo control de auditoría, dando cuentas de su gestión y resultados. La revisión de las cuentas por parte de estos servicios de auditoria es completa, abarcando la liquidación del presupuesto federativo, las justificaciones al C.S.D., el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, así como los procedimientos administrativos y contables empleados.
Las Normas de actuación y desarrollo del Comité de Auditoría y Control (o Comité Económico) se rige por el Reglamento Interno del mismo que forma parte como anexo II del presente Código de Buen Gobierno.
.- Normas de actuación
I.- RETRIBUCIONES
– La FEP no tiene ni realizará, salvo expresa autorización del Consejo Superior de Deportes, contratos blindados, con indemnizaciones por encima de la legislación vigente, con personal tanto administrativo como técnico de la Federación.
– Salvo casos excepcionales que serán informados al CSD, la FEP no abonará contra el presupuesto federativo gastos de desplazamiento a personas que no tengan relación con la Federación.
– La FEP garantiza que, en la Memoria económica que anualmente presenta en su calidad de entidad de utilidad pública se de información de las retribuciones dinerarias o en especie satisfechas a los miembros de los órganos de gobierno de la federación, tanto en concepto de reembolso por los gastos que se les hayan ocasionado en el desempeño de sus funciones, como en concepto de remuneraciones por los servicios prestados a la Federación, bien sea vía relación laboral o relación mercantil, tanto inherentes como distintos de los propios de su función.
II.- CONTROL Y GESTIÓN ORDINARIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1.- Régimen de pagos y firmas autorizadas
Las cuentas bancarias de la FEP tendrán dos firmas reconocidas para poder efectuar operaciones. Estas dos firmas conjuntas que están reconocidas estatutariamente habrán de ser de dos de los siguientes cargos: Presidente, Vicepresidente primero, Gerente (o Contable), Secretario General y/o un vocal, debiendo ir las dos conjuntamente para poder ordenar pagos vía transferencia bancaria, cheques o pagares.
En el caso de pagos a través de internet las firmas autorizadas serán igualmente las del Presidente y Gerente ó Contable ó del Secretario General siendo siempre necesaria la firma electrónica del Presidente para validar y finalizar cualquier operación por banca virtual. En este caso la persona responsable del Área de Contabilidad se responsabilizará de la custodia y confidencialidad de la firma electrónica que se le facilite.
Se establecerá con los proveedores o prestadores de servicios las condiciones de pago oportunas relativas al tiempo de pago una vez otorgada conformidad a sus facturas. Con carácter general se establece como plazo el de 90 días fecha de factura.
2.- Compra de productos y contratación de servicios.
Para la compra de productos, o la contratación de servicios a petición de cualquier órgano que se integra en la FEP, será necesaria una propuesta por escrito que deberá ser firmada por el proponente. Y la propuesta deberá contener toda la información relativa al gasto cuya autorización se solicita.
La citada propuesta será presentada a la persona encargada del Área de Contabilidad de la FEP (El Gerente o Contable), que será el responsable de su presentación al Presidente, acreditando si existe partida presupuestaria y saldo a favor en la misma, ratificando con su firma el VºBº o reparos del Área de Contabilidad.
Cualquier otra propuesta de compra de productos o contratación de servicios que corresponda a gastos generales de gestión federativa será planteada directamente por el departamento de contabilidad o los directivos con responsabilidad en la gestión de la FEP, realizándose la misma tramitación anteriormente descrita.
La propuesta de gasto quedará autorizada una vez que sea visada por el Presidente, Gerente, o Secretario General.
Como criterio general, y siempre que sea posible en función del producto o servicio en cuestión, se solicitará más de un presupuesto para de manera razonada optar por la mejor opción de acuerdo a la relación precio/calidad. No será necesario este trámite cuando se trate de reposición de material ordinario o de servicios anuales ya contratados en conjunto al comienzo de cada ejercicio.
Los anticipos y/o préstamos personales a cuenta de salarios, deberán ser solicitados por escrito al Presidente o Secretario General, debidamente motivados y figurando en los mismos el calendario de devolución.
.- Funcionamiento de la Caja de efectivo
.1.- Pagos en efectivo y adelantos de Caja.
Todos los pagos que se realicen por la Caja de la FEP deberán de ser autorizados con la firma del Presidente, Gerente (o Contable), o secretario General, en el propio documento, antes de ser hechos efectivos.
Deberán estar perfectamente identificados sus conceptos y firmados por quien pretenda su cobro.
En el caso de que el pago por caja sea para liquidar alguna cantidad con alguno de los directivos con capacidad de autorizar el pago, será necesaria la firma adicional de otro de los directivos con capacidad de autorizar pagos.
Como norma general se determina un importe máximo de 600 euros para los pagos en efectivo que se realicen a las personas relacionadas con la FEP (deportistas, técnicos, jueces, personal médico, diverso personal colaborador en organización de competiciones, directivos, y personal de la FEP).
En el caso de que por alguna circunstancia extraordinaria tuviese que hacerse algún pago por caja por una cantidad superior a los citados 600 euros, será preceptiva la firma conjunta del Presidente y Contable, con una nota explicando la circunstancia extraordinaria que justifica dicho pago por caja.
Con carácter general no se efectuarán pagos por caja a Proveedores, salvo aquellos derivados de entregas inmediatas o reembolsos, o pequeños trabajos de reparación y conservación.
Los adelantos para viajes y/o compras que pudiesen ser necesarios, deberán contar igualmente con la autorización del Presidente, Tesorero, o Secretario General.
El Presidente y/o el Gerente (Contable) podrán autorizar, mediante firma, al Secretario General para que en caso de ausencia de los directivos pueda autorizar pagos por caja que se ajusten a todo lo indicado anteriormente rebajándose en este caso el límite máximo de disposición a 300 euros.
.2.- Cobros en efectivo
Los cobros en efectivo se ingresaran en la Caja de la FEP, que expedirá recibo del ingreso realizado, entregando original del recibo a la persona que realice el ingreso.
.3.- Persona responsable de la Caja
A nivel de control interno el miembro del personal administrativo de la FEP que custodie la Caja llevará un control de todas las entradas y salidas de efectivo realizadas a través de la Caja, y esta persona que será designada mediante escrito firmado por el Gerente con el VºBº del Presidente, deberá ser persona distinta de la que sea responsable de la gestión del Área de Contabilidad.
.4.- Arqueos, Conciliaciones bancarias e inventario.
Se realizarán arqueos de caja trimestralmente e igualmente se realizarán conciliaciones bancarias trimestrales analizando las posibles diferencias entre los extractos bancarios y la contabilidad. Igualmente se realizará un inventario anual de existencias y elementos del inmovilizado, contabilizando fichas descriptivas de los mismos, realizando recuentos físicos y comparando los resultados obtenidos con la contabilidad.
4.- De acuerdo con todos los procedimientos anteriormente indicados en el presente documento, no es posible que una sola persona pueda intervenir en todas las fases de una transacción, ya que incluso si éstas fueran efectuadas directamente por el Presidente, Gerente, o Secretario General, siempre debería de efectuarse el pago mediante la intervención de otra persona al tratarse de firmas mancomunadas.
5.- Tratamiento de la información y de la documentación contable.
5.1.- Facturación emitida por la Federación.
La Junta Directiva, Comisión Delegada, Clubes, Federaciones Territoriales o cualquier otro órgano de la FEP que precise o notifique la necesidad de que la FEP emita facturas o cargos a terceras personas, cualquiera que sea el concepto (licencias, homologaciones, derechos de inscripción en campeonatos, servicios varios, cursos, etc.) deberán informar por escrito al Área de Contabilidad de los importes, conceptos y datos de la empresa o persona a quien facturar.
Todas las facturas oficiales serán emitidas por el Área de Contabilidad.
5.2.- Facturas recibidas por la Federación.
Las facturas recibidas de los diferentes proveedores se centralizarán en el Área de Contabilidad que recabará los vistos buenos de quien haya encargado el servicio o material, y una vez obtenido el citado VºBº, se pasará a la autorización oficial del Gerente o del Presidente para dar por conforme la aceptación de la factura recibida.
Una vez verificada la conformidad de la factura, se procederá a su contabilización y entrará en el circuito de pagos normal de la FEP.
Si la factura no fuese conforme, el responsable de su pedido solicitará las oportunas correcciones del proveedor, y hará las gestiones necesarias para acomodar la factura a la realidad del pedido, o se procederá a su rechazo si no correspondiese a la FEP hacerse cargo de la misma.
5.3.- Proceso contable.
La FEP cumple estrictamente las instrucciones del “Manual de presupuestación, seguimiento, liquidación y justificación” que anualmente edita el Consejo Superior de Deportes conforme a lo estipulado en el Plan Contable adaptado a las Federaciones Deportivas.
El Presidente, con la colaboración y asesoramiento del Secretario General, designará a la persona responsable del Área de Contabilidad, que tendrá las siguientes obligaciones:
Conocer y manejar adecuadamente el software informático que use la FEP para la gestión y proceso contable.
Introducir o supervisar la introducción de los datos y asientos contables, que se efectuarán como mínimo con carácter semanal, de manera que se garantice que la contabilidad esté al día y puedan presentarse en plazo las declaraciones trimestrales de IVA, IRPF, o cualesquiera otras que fuese preciso presentar actualmente o en el futuro, y poder emitir los informes y estados de situación económico-financiera de la FEP para que la Junta Directiva disponga de esa información vital para el buen funcionamiento de la FEP
Mantener al día y dentro de los plazos establecidos todos los procesos administrativos en relación con los libramientos y cuentas justificativas de acuerdo a las normas del CSD.
Garantizar con su firma y el sello del Área de Contabilidad que todos los documentos que se pasan a la firma del Gerente y del Presidente, están revisados por el Área de Contabilidad y son conformes con las normas y procedimientos de justificación establecidos por el CSD.
Custodiar coordinadamente con el Secretario General todos los soportes contables y documentos relativos al Área de Contabilidad: facturas, extractos bancarios, nóminas, seguros sociales, IRPF, libros mayores, etc.
5.4.- Sistemas de Protección.
Esta documentación será custodiada bajo llave, garantizando disponer de copias de seguridad actualizadas de todos los ficheros informáticos relativos a los datos contables de la FEP.
E igualmente todos los activos de la FEP están protegidos mediante contratación de vigilancia privada permanente con sistema de protección por alarma y contratación de seguro en caso de robo, incendio o destrucción por causas sobrevenidas.
6.- Sistema presupuestario y de gestión.
6.1.- Sistema Presupuestario
La Federación sigue el sistema de presupuestación, seguimiento, liquidación y justificación implantado por el C.S.D. para flexibilizar y agilizar los trámites administrativos, al tiempo que se respeta en todo momento la legalidad sobre la concesión de subvenciones (actualmente la Ley 38/2003 de 17 de noviembre, General de Subvenciones y orden ECI/1305/2005 de 20 de abril de bases reguladoras de la concesión de subvenciones públicas en régimen de concurrencia competitiva. Quedando derogado expresamente por la Ley de subvenciones el Real Decreto 2225/1993 en cuanto se oponga a lo establecido en la Ley General de Subvenciones). Cada año el C.S.D. edita un manual con las modificaciones y adaptaciones necesarias al modelo implantado, que la FEP cumple de manera escrupulosa.
6.2.- Integración y responsabilidades de los Presidentes de las Federaciones de Petanca de ámbito autonómico y de los responsables de la modalidad deportiva de Bochas.
A los Presidentes de las Federaciones de ámbito autonómico así como al/los responsable/s de la modalidad deportiva de bochas con el fin de garantizar la necesaria coordinación general de la FEP, les corresponden las siguientes obligaciones:
a) Presentar en tiempo y forma ante la Junta Directiva los proyectos deportivos y presupuestarios de su especialidad y/o de su Federación, en el formato que para tal fin facilita el CSD. La presentación de este documento deberá ser realizada dentro del plazo solicitado por la FEP, para que a su vez la Junta Directiva pueda integrar los proyectos de la especialidad de bochas o los proyectos u organización por parte de las federaciones de ámbito autonómico en el proyecto final que la FEP debe presentar dentro del plazo límite establecido por el CSD.
Dado que los nuevos requerimientos de carácter legal para que las federaciones puedan acceder a las subvenciones públicas son significativamente mas complejos tanto a nivel de solicitudes como de la posterior justificación, aquellos que no presenten sus proyectos dentro de los plazos que se establezcan, podrán quedar excluidas de recibir subvención pública en el año que corresponda. Es fundamental recordar en el presente documento que las actuaciones que no estén incluidas en el proyecto de cada especialidad no podrán recibir financiación con cargo a las subvenciones oficiales.
b) Dada la idiosincrasia de la FEP por el elevado número de campeonatos que integra, con el fin de garantizar al máximo los controles de gestión general, todas las solicitudes de gasto o pago que afecten a desplazamientos de deportistas, jueces o actuaciones de cada club o federación autonómica, con cargo o ayuda de la FEP deberán ser autorizadas con la firma del organizador del campeonato, con carácter previo a las firmas de conformidad final por parte del Gerente o Secretario General y Presidente de la FEP.
c) El procedimiento de firmas explicado en el punto anterior también se llevará a cabo, aunque no existan transacciones económicas, en el caso de emisión de titulaciones deportivas de ámbito estatal que deberán ser firmadas por un técnico reconocido como tal por la FEP, con carácter previo a la firma del Presidente de la FEP.
En el caso de que no se presente a tiempo el proyecto deportivo y presupuestario, la Junta Directiva de la FEP con el fin de que no se vean perjudicados los deportistas de alto nivel de la Petanca o Bochas, podrá introducir en el proyecto presupuestario la actuación correspondiente al evento internacional que ese año corresponda a esa especialidad (Campeonato de Europa, Campeonato Mundial, Juegos del Mediterráneo, etc).
En el futuro, la FEP adoptará automáticamente cualquier otro sistema que el CSD pueda considerar más adecuado para el control y la eficacia de la gestión federativa, del deporte en general y del deporte de la petanca en particular.
7.- Procedimiento de reparto de ayudas económicas, becas y subvenciones.
a) Para Federaciones Autonómicas integradas en la FEP.
Desde que se promulgó la Ley del Deporte 10/1990, y especialmente el Real Decreto 1835/91 que la desarrolla, todas las federaciones autonómicas tienen la potestad de expedir licencias que permiten la participación de sus deportistas, en competiciones deportivas dentro del ámbito de sus respectivas demarcaciones territoriales.
Con el fin de colaborar con las federaciones autonómicas integradas en la FEP, mediante los Convenios de Integración, la FEP puede acordar algunos tipos de ayuda económica indirecta, si ello fuera posible gracias a esponsorizaciones o donaciones privadas, tanto para la emisión de licencias como para la organización de campeonatos que en cada caso serán expresamente manifestados entre la FEP y la Federación autonómica debiendo ser en todo caso los criterios iguales para todas las Federaciones Autonómicas sin que pueda aplicarse criterios distintos dependiendo de la federación autonómica que se trate (Baleares, Canarias, Ceuta y Melilla en cualquier caso dada su especial situación se tendría en consideración la misma). Los criterios de distribución y justificación de estas ayudas en caso de que existieran deberían ser aprobados en todo caso por la Asamblea General.
Las ayudas económicas indirectas que no puedan ser cuantificadas no constituyen en ningún caso una subvención que deba ser justificada.
En cuanto a la subvención oficial que recibe la FEP del CSD, no alcanza ni para cubrir la totalidad de los gastos anuales, por lo que es inviable ningún tipo de ayuda a las Federaciones Autonómicas con cargo a dicha subvención. Como tampoco se recibe financiación con fondos privados tampoco cabe dar subvenciones o ayudas a las Federaciones Autonómicas y por tanto no cabe establecer criterios de distribución y justificación. Pero en caso de que se dieran estas subvenciones o ayudas que puedan darse a Federaciones Autonómicas en el futuro, los criterios de distribución y justificación serían aprobados por la Asamblea General e incorporados al Manual de procedimientos; e igualmente la FEP haría suyas, aplicándolas, las normas de control interno conforme a lo dispuesto en la Resolución de 25 de Octubre de 2006 de la Presidencia del CSD y posteriores que la pudieran modificarla o sustituirla, a las ayudas a Federaciones Territoriales y Clubes que pudieran darse en su caso, añadiéndose también al manual de Procedimientos.
b) Para deportistas
La FEP, con cargo a la subvención del CSD, al realizar el reparto presupuestario entre las diferentes especialidades puede destinar, previamente aprobada, una pequeña ayuda a los deportistas que, con independencia de la especialidad o la categoría a la que pertenezcan, han obtenido la condición de deportistas de alto rendimiento en función de sus resultados internacionales.
Estas ayudas económicas de la FEP a sus deportistas de alto rendimiento están condicionadas a que los deportistas cumplan con una serie de condiciones, entre las cuales están como imprescindibles:
– Que tengan residencia fiscal en España.
– Que no estén sancionados por dopaje.
– Que no estén afectados por sanciones a nivel de disciplina deportiva.
9.- Sistema de supervisión interna para el cumplimiento del presente Código.
9.1 La Junta Directiva de la FEP velará permanentemente por la aplicación de las disposiciones y procedimientos establecidos en la presente aplicación del Código de Buen Gobierno de la FEP, efectuando periódicamente análisis de los procesos anteriormente descritos.
9.2 Norma para efectuar los procesos de control y supervisión interna con corrección de las debilidades del sistema que eventualmente se detecten.
Cada seis meses, reflejado en el orden del día, la Junta Directiva en reunión ordinaria supervisará el cumplimiento de los procedimientos establecidos en los puntos anteriores repasando las normas de actuación conforme a los procesos descritos. En caso de irregularidades se propondrá y aprobará las correcciones pertinentes para adaptarla al presente Código y las medidas a tomar en su caso. La Junta Directiva habilitará a alguno de sus miembros para hacer el seguimiento de las medidas debiendo dar cuenta de las mismas en la siguiente reunión de la Junta Directiva.
Adicionalmente a los miembros de la Junta Directiva, la persona que designe la Comisión Delegada para integrarse en el Comité de Auditoria y Control tendrá la misión adicional, junto al miembro de la Junta Directiva designado, de comprobar y tutelar el correcto funcionamiento de todos los procedimientos indicados en el presente documento, y podrá poner de manifiesto ante los Órganos de Gobierno de la FEP cualquier incumplimiento o cumplimiento defectuoso de lo estipulado en el presente documento, y caso de no ser inmediatamente corregidos los defectos detectados lo pondrá en conocimiento del CSD.
III.- RELACIONES CON TERCEROS.
Los directivos y altos cargos de la FEP suministrarán información relativa a la existencia de relaciones de índole contractual, comercial o familiar con proveedores o entidades que tengan vínculos comerciales o profesionales con la Federación de la que forman parte.
El volumen de transacciones económicas que la Federación mantenga con sus miembros o terceros vinculados a ellos, será objeto de información periódica a los miembros de la Asamblea General.
Los responsables federativos de la FEP pondrán a disposición de la Asamblea General y notificaran a la Comisión Delegada sobre los cargos directivos que desempeñen en su actividad privada en otras sociedades o empresas. Y también deberán notificar cualquier relación con empresas que desarrollen actividades mercantiles relacionadas con las especialidades integradas en la FEP.
La Comisión Delegada notificará a la Asamblea General si considerase que en algún caso pudiese existir alguna incompatibilidad de conformidad con lo estipulado en los Estatutos de la FEP.
En todas las adquisiciones o inversiones que realice la FEP y que superen los 30.000 €, se requerirá un mínimo de tres ofertas por parte de diferentes proveedores. El mismo criterio se aplicará en el supuesto de suministro de bienes o prestación de servicios por empresas de consultoría o asistencia técnica, que superen la cuantía de 12.000 €.
En el caso de que por la peculiaridad de algún bien o servicio no fuese posible cumplir con lo anterior, se consultará con el CSD el procedimiento a seguir.
IV.- ASPECTOS TÉCNICO- DEPORTIVOS.
Anualmente, junto con la elaboración del documento presupuestario que se remite al CSD para su aprobación, se elaborará también y se remitirá al citado organismo según el modelo establecido, un documento de planificación técnico-deportiva que incluirá al menos los siguientes parámetros:
- Establecimiento de los criterios de selección de los deportistas de los equipos nacionales.
- Fijación de los criterios de distribución de las becas y/o ayudas por resultados deportivos.
- Objetivos a corto, medio y largo plazo.
- Análisis de la temporada pasada.
- Planificación de la presente temporada.
En todo caso la FEP cumplirá fielmente las normativas de participación internacional de sus deportistas, que emanen en cada momento del Consejo Superior de Deportes, y efectuará las peticiones de autorización previa para la organización de competiciones internacionales que hayan de celebrarse en territorio español.
V.- CÓDIGO DE ÉTICA DEPORTIVA
La FEP asume íntegramente el cumplimiento del código de ética deportiva, aprobado por el Consejo de Europa el 24 de septiembre de 1992, y que se integra en el presente documento como anexo nº 1.
Naturalmente, su aplicación al deporte de la petanca, se efectuará adaptando su contenido y definiciones a las peculiaridades y especificaciones propias de las competiciones de la petanca y bochas.
DISPOSICIÓN FINAL.- La Comisión Delegada queda facultada para la interpretación, modificación y adaptación a la legalidad vigente en cada momento del presente Código de Buen Gobierno.
Madrid, 5 de Marzo de 2007
ANEXO Nº 1
CODIGO DE ÉTICA DEPORTIVA
INTRODUCCIÓN
1. El Código de ética del Consejo de Europa para el “juego limpio en el deporte” es una declaración de intenciones aceptada por los Ministros europeos responsables del deporte.
2. El Código parte del principio de que las consideraciones éticas que subyacen en el “juego limpio” no constituyen un elemento facultativo, sino algo esencial a toda actividad deportiva, a toda política y a todo tipo de gestión que se realice en el campo del deporte, y de que dichas consideraciones se aplican en todos los niveles de la competencia y de compromiso con la actividad deportiva, tanto de carácter recreativo como de competición.
3. El Código aporta un sólido marco ético para luchar contra las presiones ejercidas por la sociedad moderna, las cuales implican una amenaza para los fundamentos tradicionales del deporte, que se basan en el “juego limpio”, en el espíritu deportivo y en el movimiento voluntario.
OBJETIVOS DEL CÓDIGO
4. El Código pretende esencialmente promover el “juego limpio” entre los niños y adolescentes que serán los deportistas adultos y las figuras de mañana del deporte. Sin embargo, el Código se dirige a las personas adultas y a las instituciones que ejercen una influencia directa o indirecta en el compromiso y la participación de los jóvenes en el deporte.
5. El Código engloba el concepto de derecho de los niños y adolescentes a practicar un deporte y a obtener una satisfacción de esa práctica, y el concepto de responsabilidad de los adultos y las instituciones en su condición de promotores del “juego limpio” y de garantes del respeto de ese derecho.
DEFINICIÓN DE “JUEGO LIMPIO”
6. El “juego limpio” significa mucho más que el simple respeto de las reglas: abarca los conceptos de amistad, de respeto al adversario y de espíritu deportivo. Es, más que un comportamiento, un modo de pensar. El concepto se extiende a la lucha contra las trampas, contra el arte de engañar sin vulnerar las reglas, contra el dopaje, la violencia física y verbal, la desigualdad de oportunidades, la excesiva comercialización y la corrupción.
7. El “juego limpio” es un concepto positivo. El Código considera el deporte como una actividad sociocultural que enriquece la sociedad y la amistad entre las naciones, siempre que se practique con lealtad. El deporte es considerado asimismo como una actividad que, si se ejerce con lealtad, permite a la persona conocerse, expresarse y realizarse mejor; desarrollarse, adquirir conocimiento prácticos y demostrar sus capacidades; el deporte hace posible la interacción social, es fuente de disfrute y aporta bienestar y salud. El deporte, con su extensa red de clubes y de aficionados, ofrece la ocasión de participar y de asumir responsabilidades sociales. Además, la participación responsable en determinadas actividades puede coadyuvar al desarrollo de la sensibilidad respecto al medio ambiente.
RESPONSABILIDAD POR EL “JUEGO LIMPIO”
8. El Código reconoce que la participación de niños y adolescentes en las actividades deportivas se inserta en un entorno social más amplio. Admite que el individuo y la sociedad sólo pueden aprovechar plenamente las ventajas potenciales del deporte si el “juego limpio” deja de ser un concepto secundario para convertirse en preocupación central; reconoce que todas las personas que, de forma directa o indirecta, favorecen e influyen en la experiencia que niños y adolescentes viven en el deporte, deben conceder una prioridad absoluta a dicho concepto. Se trata, concretamente, de:
8.1 Los gobiernos: a todos los niveles, incluidos los organismos que trabajan con los gobiernos. Los participantes en los sectores oficiales de la educación poseen una responsabilidad especial.
8.2 Las organizaciones deportivas y vinculadas con el deporte: en particular, las federaciones deportivas y los organismos dirigentes, las asociaciones de educación física, los organismos e institutos vinculados al entrenamiento, las profesiones relacionadas con la medicina y la farmacia, y los medios de comunicación. El sector comercial, comprendidas las actividades de producción, venta y marketing de artículos deportivos, debe asimismo asumir sus responsabilidades y contribuir al fomento del “juego limpio”.
8.3 Las personas: específicamente, los padres, docentes, entrenadores, árbitros, mandos, directivos, administradores, periodistas, médicos y farmacéuticos, así como los deportistas de la alta competición, que sirven de modelos. El Código se aplica a todas las personas, con independencia de que participen como voluntarios o en calidad de profesionales. En su condición de espectadores, las personas pueden asumir responsabilidades complementarias.
9.- Cada una de estas instituciones y personas tiene que asumir una responsabilidad y desempeñar una función. Este Código de ética va destinado a ellas, y solamente será eficaz si todos los actores del mundo del deporte están dispuestos a asumir las responsabilidades definidas en el mismo.
10. Los gobiernos asumirán las responsabilidades siguientes:
10.1 favorecer la adopción de criterios éticos, rigurosos en todos los ámbitos sociales en los que el deporte está presente;
10.2 alentar y apoyar a las personas y organizaciones que apliquen principios éticos sanos en las actividades vinculadas con el deporte;
10.3 alentar a los profesores y monitores de educación física a que concedan importancia primordial a la promoción del deporte y al “juego limpio” en los programas escolares de formación deportiva;
10.4 apoyar cuantas iniciativas estén destinadas a promover el “juego limpio” en el deporte, en particular entre los jóvenes, y alentar a las instituciones a que concedan prioridad a este objetivo.
10.5 alentar, en los ámbitos nacional e internacional, la investigación destinada a mejorar la comprensión de los complejos problemas que afectan a la práctica del deporte juvenil, y a valorar el alcance de los comportamientos indeseables y las oportunidades de promover el “juego limpio.
Las organizaciones deportivas y vinculadas al deporte asumirán las responsabilidades siguientes:
MARCO Y CONTEXTO DEL “JUEGO LIMPIO”:
11.1 facilitar directivas claras en las que se definan los comportamientos conformes o contrarios a la ética, y procurar que se implante un sistema de estímulos y sanciones coherentes y ajustadas en todas las modalidades y niveles de la participación.
11.2 procurar que todas las decisiones se ajusten a un código ético aplicable a su disciplina deportiva e inspirado en el Código europeo.
11.3 sensibilizar a la opinión dentro de su esfera de influencia respecto al concepto de “juego limpio”, mediante campañas, recompensas, material didáctico y ofertas de formación. Estas organizaciones deben, asimismo, supervisar estrechamente la marcha de estas actividades y evaluar sus efectos.
11.4 implantar sistemas que, además del éxito en la competición, recompensen el “juego limpio” y el desarrollo personal.
11.5 prestar apoyo y ayuda a los periodistas que fomente la “buena conducta”.
El trabajo con los jóvenes:
11.6 velar por que las estructuras participativas prevean las necesidades específicas de los adolescentes y de los niños en crecimiento, permitiendo la participación en diversos niveles, desde la actividad recreativa hasta la alta competición.
11.7 apoyar la modificación de los reglamentos con objeto de atender las necesidades específicas de los jóvenes, poniendo de relieve no sólo el éxito competitivo, sino también el “juego limpio”.
11.8 velar por la implantación de garantías con objeto de impedir la explotación de los menores, en particular de los que muestren aptitudes precoces.
11.9 procurar que todos los miembros o afiliados a una organización que asuman responsabilidades respecto a los jóvenes y adolescentes posean las cualidades necesarias para orientarlos, formarlos y educarlos y, en especial, velar por que conozcan las transformaciones biológicas y psicológicas que implica el proceso de maduración del menor.
Las personas asumirán las responsabilidades siguientes:
El comportamiento individual:
12.1 poseer un comportamiento ejemplar que ofrezca un modelo positivo a los niños y adolescentes; abstenerse en todo caso de recompensar, adoptar personalmente o pasar por alto todo comportamiento desleal por parte de terceros; imponer las sanciones adecuadas a este tipo de comportamiento.
12.2 velar por que el nivel de formación y de calificación se ajuste a las necesidades del menor, en función de los diferentes grados de participación en el deporte.
El trabajo con los jóvenes:
12.3 convertir la salud, la seguridad y el bienestar del niño o del joven atleta en la principal de sus prioridades, y lograr que estos objetivos sean prioritarios respecto al logro del éxito por persona interpuesta, o a la reputación del club, de la escuela, del entrenador o del padre.
12.4 lograr que los niños vivan una experiencia deportiva que les anime a participar toda su vida en actividades físicas saludables.
12.5 abstenerse de tratar a los niños como si fuesen pequeños adultos, teniendo, en cambio, conciencia de las transformaciones físicas y psíquicas que implica el desarrollo del niño y del modo en que influyen en el rendimiento deportivo.
12.6 abstenerse de situar al menor ante expectativas que no sea capaz de satisfacer.
12.7 reconocer la importancia que tiene el disfrute y el gozo de la competición, absteniéndose en todo caso de ejercer sobre el niño una presión indebida y contraria a su derecho a decidir libremente sobre su participación.
12.8 interesarse tanto por los individuos mejor dotados como por quienes no lo están tanto, destacando y recompensando, aparte del éxito en la competición, el desarrollo personal y la adquisición de conocimientos prácticos.
12.9 alentar a los jóvenes a que creen sus propios juegos y adopten sus propias reglas; a que actúen no sólo como competidores, sino también como entrenadores, directivos o árbitros; a que fijen su propio sistema de gratificaciones y sanciones por comportamientos leales o desleales; y a que se hagan responsables de sus actos.
12.10 facilitar a los jóvenes y a sus familiares toda la información posible, con el fin de que sean conscientes de los potenciales riesgos y atractivos del éxito.
CONCLUSIÓN
13. El “juego limpio” es esencial si se desea promover y desarrollar el deporte y la participación deportiva. El comportamiento leal en el deporte, “el juego limpio”, es beneficioso para la persona, las organizaciones deportivas y la sociedad en su conjunto. Nuestra obligación es fomentar ese espíritu.
En Madrid, a 5 de marzo de 2007
ANEXO Nº 2
REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE AUDITORIA Y CONTROL (COMITÉ ECONOMICO) DE LA FEDERACION ESPAÑOLA DE PETANCA
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Finalidad, ámbito de aplicación e interpretación.
1.- Las presentes normas o Reglamento tienen por objeto determinar los principios de actuación del Comité Económico (ó de Auditoría y Control) de la Federación Española de Petanca (en adelante FEP), así como las reglas básicas de su organización y funcionamiento.
El cometido básico del Comité de Auditoría y Control consistirá en evaluar el sistema de organización contable y la aplicación del presente documento de buen gobierno, garantizando la independencia del auditor externo de la Federación, en el seno de la FEP.
2.- El presente Reglamento será aprobado por la Comisión Delegada de la Asamblea a propuesta de la Junta Directiva de la FEP y entrará en vigor en la fecha de su aprobación.
.- El propio Comité Económico (o de Auditoría y control) debe resolver las dudas que suscite el presente Reglamento de conformidad con los criterios generales de interpretación de las normas jurídicas y el espíritu y finalidad de los Estatutos de la FEP.
Artículo 2. Modificación.
1.- El Comité Económico podrá proponer a la Comisión Delegada la modificación del contenido del presente Reglamento adaptándolo a los intereses de la FEP en cada momento. A tal efecto, el Presidente del Comité, o un número igual o superior a dos de sus vocales, podrán proponer a la Junta Directiva, a través del Presidente de la FEP, para su ratificación por la Comisión Delegada las modificaciones que estimen pertinentes cuando concurran circunstancias que lo hagan, a su juicio, conveniente o necesario.
2.- La propuesta de modificación a la Comisión Delegada de la FEP deberá ir acompañada de una Memoria justificativa en la que los proponentes expliquen las causas y el alcance de la modificación.
Esta documentación deberá adjuntarse a la convocatoria de la reunión de la Comisión Delegada de la FEP que haya de deliberar sobre ella.
CAPÍTULO II
COMPOSICIÓN DE LA COMISIÓN
Artículo 3. Composición del Comité de Auditoría y Control Económico (Comité Económico).
1.- El Comité de Auditoria y Control estará formado por:
– El Presidente y el Contable de la FEP.
– Una persona designada por la Comisión Delegada.
En el caso de que exista algún servicio externo de apoyo a la gestión contable realizada por el personal de la FEP, la Comisión Delegada podrá también integrar en el Comité a una persona de las que realicen el citado servicio externo.
La Comisión Delegada nombrará a una persona de las designadas por dicho órgano para que realice los informes oportunos sobre el grado de cumplimiento de los sistemas de control descritos en el presente documento.
Como Secretario del Comité Económico ejercerá, con voz pero sin voto, el que sea Secretario de la FEP.
2.- Corresponderá al Presidente de la FEP la separación de los Vocales de la Comisión de Auditoría y Control Económico, que estarán obligados a cesar, en cualquier caso, cuando lo hagan en su condición de miembros de la Comisión Delegada o Junta Directiva. Las vacantes que se produzcan serán cubiertas en la primera reunión que se celebre de estos órganos.
.- En caso de vacante, ausencia o enfermedad, el Presidente de la Comisión ó Comité será sustituido por el Vocal de mayor edad de los concurrentes.
CAPÍTULO III
FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN
Artículo 4. Convocatoria y lugar de celebración.
1.- La Comisión de Auditoría y Control Económico (Comité Económico) se reunirá al menos, una vez cada seis meses en sesión ordinaria, y siempre que sea convocada por su Presidente a iniciativa propia o a solicitud de sus miembros. Asimismo se reunirá en todo caso cuando la Comisión Delegada o Junta Directiva solicite la emisión de informes, la presentación de propuestas o la adopción de acuerdos en el ámbito de sus funciones.
2.- Corresponderá al Presidente de la Comisión, la facultad ordinaria de convocar la Comisión de Auditoría y Control Económico, de formar el Orden del Día de sus reuniones y de dirigir los debates. La convocatoria incluirá siempre el Orden del Día de la sesión. Asimismo, será válida la constitución de la Comisión sin previa convocatoria si se hallan presentes todos los miembros y aceptan por unanimidad la celebración de la Comisión.
.- La convocatoria de las sesiones ordinarias se cursará por carta, telegrama, telefax o correo electrónico, por el Presidente o el Secretario o de quien hiciera sus veces. La convocatoria se acompañará de la información relevante debidamente resumida y preparada, así como del acta de la sesión anterior haya o no sido aprobada, y se hará llegar a los vocales, en la medida de lo posible, con siete días de antelación y, en cualquier caso, con una antelación mínima de 72 horas antes de la sesión. El Presidente podrá, por razones de seguridad, decidir que la información no sea enviada, advirtiendo a los Vocales sobre la posibilidad de examinarla en la sede social.
4.- Las reuniones extraordinarias de la Comisión podrán convocarse por teléfono y no será de aplicación el plazo de antelación y los demás requisitos indicados en los apartados anteriores cuando a juicio del Presidente las circunstancias así lo justifiquen.
5.- Las sesiones de la Comisión de Auditoría y Control tendrán lugar en el domicilio social de la FEP, pero también podrán celebrarse en cualquier otro que determine el Presidente y señale la convocatoria.
Artículo 5. Constitución y adopción de acuerdos.
1.- La Comisión de Auditoría y Control se entenderá válidamente constituida, cuando concurran a la reunión, presentes o representados la mitad más uno de sus componentes y sus acuerdos se adoptarán por mayoría absoluta de sus miembros concurrentes presentes.
2.- La Comisión deliberará sobre las cuestiones contenidas en el orden del día y también sobre todas aquellas que el Presidente determine o la mayoría de los Vocales presentes propongan aunque no estuvieran incluidos en el mismo.
.- Los acuerdos adoptados por la Comisión de Auditoría y Control en el ámbito de sus funciones de informe, asesoramiento y propuesta serán válidos y no necesitarán ratificación posterior. En todo caso, la Comisión deberá informar a la Junta Directiva y a la Comisión Delegada, en la primera reunión de éste posterior a la sesión de la Comisión, de los asuntos tratados y de las decisiones adoptadas en sus sesiones, para lo cual, el Secretario de la Comisión de Auditoría y Control Económico redactará un acta de cada sesión de la que se dará traslado a los citados.
Artículo 6. Derecho de información e inspección y auxilio de expertos.
1.- Los vocales de la Comisión se encuentran investidos de las más amplias facultades para recabar información sobre cualquier aspecto de la Federación siempre que así lo exija para el desempeño de sus funciones.
2.- La Comisión de Auditoría y Control Económico podrá requerir la asistencia a sus sesiones de cualquier miembro del equipo directivo o del personal de la Federación que fuera requerido a tal fin, estará obligado a asistir a las reuniones prestando su colaboración y el acceso a la información de que disponga. El Comité podrá recabar la colaboración de estas mismas personas para el desarrollo de cuantos trabajos estime precisos para el ejercicio de sus funciones.
.- El ejercicio de las facultades contempladas en los dos puntos anteriores se canalizarán a través del Presidente o del Secretario de la FEP, quienes atenderán las solicitudes de la Comisión, facilitándole directamente la información, ofreciéndole los interlocutores apropiados o arbitrando cuantas medidas sean necesarias para procurar la información solicitada o la participación de los asesores indicados.
Artículo 7. Relaciones con terceros
1.- Asimismo, la Comisión de Auditoría y Control Económico velará por el puntual cumplimiento de las normas de contabilidad aplicables a la Federación, instrucciones vigentes en materia de información de hechos relevantes, de conformidad con lo previsto en el “Código de Buen Gobierno” de la FEP proponiendo las medidas precisas para asegurar que la información financiera trimestral, semestral, anual y cualquiera otra que la prudencia exija poner a disposición, se elabore con arreglo a los mismos principios, criterios y prácticas profesionales con que se elaboran las cuentas anuales y que goce de la misma fiabilidad que ésta última.
2.- La Comisión de Auditoría y Control Económico propondrá cuantos actos y medidas sean precisos para asegurar la transparencia en materia económica de la FEP.
CAPÍTULO IV
FUNCIONES DE LA COMISIÓN
Artículo 8. Funciones de la Comisión de Auditoría y Control Económico.
1.- El principal cometido de la Comisión o Comité Económico es asistir a la Junta Directiva y Comisión Delegada de la FEP en sus funciones de vigilancia y control del área económica de la Federación mediante la revisión periódica del cumplimiento de las disposiciones legales y normas internas aplicables a ésta.
Entre los cometidos del Comité de Auditoría y Control, se encontrará en todo caso la evaluación de los informes de los auditores externos de la Federación y de la carta de recomendaciones, proponiendo en su caso las actuaciones que sean precisas adoptar. Y garantizará la independencia de los auditores externos de la FEP. La independencia de los auditores externos de FEP en todo caso está también garantizada toda vez que anualmente se designa a los auditores externos de la FEP que realizan un exhaustivo control de auditoría, dando cuentas de su gestión y resultados. La revisión de las cuentas por parte de estos servicios de auditoria es completa, abarcando la liquidación del presupuesto federativo, las justificaciones al C.S.D., el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, así como los procedimientos administrativos y contables empleados.
2.- Sin perjuicio de otros cometidos que se la asigne, La Comisión de Auditoría y Control Económico estudiará, revisará e informará en relación con las siguientes materias:
a).- Informar en la Comisión Delegada sobre las cuestiones que en ellas planteen en materia de su competencia.
b).- Servir de canal de comunicación entre la Federación y los auditores, evaluar los resultados de cada auditoría y las respuestas del equipo de gestión a sus recomendaciones y mediar en los casos de discrepancias entre aquellos y éste en relación con los principios y criterios aplicables en la preparación de los estados financieros y garantizará la independencia del auditor externo de la Federación.
c).- Revisar las cuentas de la Federación, vigilar el cumplimiento de los requerimientos legales y la correcta aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados.
d).- Seguir el funcionamiento de los procedimientos y manuales de control financiero interno adoptados por la Federación, comprobar su cumplimiento y revisar la designación y sustitución de sus responsables.
e).- Examinar el cumplimiento del Código de Buen Gobierno de la FEP, del presente Reglamento y en general de las reglas de la Federación haciendo, en su caso, las propuestas necesarias para su mejora.
f).- Considerar las sugerencias que le hagan llegar al Presidente, los miembros de la Junta Directiva y Comisión delegada, así como informar y formular propuestas a la Junta Directiva y Comisión Delegada sobre medidas que considere oportunas en la actividad de auditoría y en el resto de las que tuviera asignadas, así como en materia de cumplimiento de las normas legales sobre información y exactitud de la misma
Disposición Final: Este Reglamento se compone de 8 artículos divididos en 4 capítulos y una disposición final.
